Jak wygenerować koszty w firmie? Wynajem samochodu jako koszt firmowy. Czy wynajem samochodu można rozliczyć w kosztach firmy? Wynajem samochodu do firmy – na czym polega? Rozliczenie najmu samochodu w firmowych kosztach.

Jak wygenerować koszty w firmie? Wynajmij sobie samochód

Posiadanie samochodu w firmie to  obecnie  bardziej konieczność, niż wygoda. Jednak w wielu przypadkach, głównie na etapie rozpoczynania działalności,  zakup niezbędnego pojazdu może być zbyt kosztowny dla początkującego przedsiębiorcy.  Doskonałym rozwiązaniem jest skorzystanie z możliwości najmu, dzięki któremu firma posiada samochód do dyspozycji bez konieczności jednorazowego wydania większej kwoty. Każdy przedsiębiorca  zapewne zdaje sobie sprawę z faktu, że zaoszczędzone środki finansowe z pewnością przydadzą się na rozwój firmy, choćby reklamę czy zakup towaru.

Wynajęcie samochodu na potrzeby firmy ma również inne, pozytywne aspekty, a mianowicie koszty z tym związane można rozliczyć jako wydatki na prowadzenie działalności. Oczywiście wynajem samochodu wymaga dopełnienia niezbędnych  formalności i wiąże się z  pewnymi obowiązkami.

Samochód firmowy – kupić czy wynająć?

Czy do  firmy lepiej jest kupić samochód, czy wynająć? Wielu przedsiębiorców staje przed takim dylematem z pełną świadomością, że oba rozwiązania mają zarówno wady, jak i zalety. Odpowiedź nie jest  zatem ani prosta, ani jednoznaczna. Jakie są główne różnice między zakupem a wynajęciem samochodu na potrzeby firmy?

Zakup samochodu do firmy – wady i zalety

Zakup samochodu wydaje się najprostszym rozwiązaniem. Auto staje się własnością firmy i można dowolnie nim dysponować. Własne auto to wygoda i komfort, ale jednocześnie konieczność samodzielnego dbania o jego wygląd i stan techniczny. I to jest właśnie duży minus takiej decyzji,  ponieważ często przedsiębiorca jest tak zaabsorbowany sprawami firmy, że zapomina o podstawowym serwisie użytkowanego samochodu, jakim jest np. obowiązkowy  przegląd, zmiana opon czy opłata ubezpieczenia.

Decydującym argumentem przemawiającym na niekorzyść zakupu auta do firmy  jest z reguły wysoki koszt takiej transakcji, a obecnie coraz więcej  firm woli tego uniknąć, aby zachować płynność finansową.  W takiej sytuacji doskonałą alternatywą jest wynajem samochodu.

Wynajem samochodu  – idealne rozwiązanie w dużej i małej firmie

Brak jednorazowego, dużego wydatku to ogromna zaleta wynajmu samochodu.  Kwestie finansowe nabierają szczególnego znaczenia, jeśli firma buduje własną flotę i potrzebuje więcej niż jednego auta – np. kilku lub kilkunastu, które będą w stanie  zaspokoić  potrzeby  przedsiębiorstwa i zapewnić mu optymalny rozwój oraz funkcjonowanie. Różnica między kosztami zakupu a wynajmu kilkunastu pojazdów jest  ogromna i może mieć fundamentalne znaczenie dla firmowych finansów.  Nawet przedsiębiorstwa,  w których nie brak środków wolą przeznaczyć je na inne cele, niż zakup służbowych samochodów.

Kolejną dużą zaletą wynajmu jest fakt, że serwis zapewnia wynajmujący.

Warto pamiętać, że  mimo wielu korzyści, wynajęcie samochodu wiąże się jednak  z pewnymi ograniczeniami i wydatkami. Dlatego też decyzja – kupić czy wynająć  samochód do firmy  – wymaga przemyślenia i przeanalizowania, które rozwiązanie w naszym przypadku jest bardziej opłacalne.

Wynajem samochodu do firmy

• Każda firma może wynająć auto na dowolny okres – do wyboru jest najem długo –  lub krótkoterminowy.
• Przedsiębiorca otrzyma pojazd do swojej dyspozycji po podpisaniu umowy.
• Warunki umowy określane są przez obowiązujące przepisy i regulamin wypożyczalni, którego należy bezwzględnie przestrzegać.
• W umowie zawarta jest m.in.  wysokość miesięcznej opłaty, czyli czynszu za  użytkowanie auta.
• Po wygaśnięciu umowy najemca zwraca pojazd wynajmującemu.

Rozliczenie  wydatków związanych z  wynajęciem samochodu w kosztach firmowych

W większości przypadków firmy korzystają z usług księgowych, dla których rozliczenie kosztów wynajmu samochodu nie stanowi najmniejszego problemu.  Wydatki  poniesione na wynajem auta można uwzględnić w finansach firmy. Od podatku  odlicza się  kwotę najmu oraz – w całości lub częściowo – VAT i wydatki poniesione na eksploatację pojazdu. O czym powinieneś wiedzieć i jakich dokumentów potrzebujesz do rozliczenia?

• Opłata za najem to największy, ale  nie jedyny wydatek związany z użytkowaniem wypożyczonego samochodu. Na  wysokość czynszu wpływ ma wiele czynników m.in. klasa wybranego pojazdu.
• Opłaty eksploatacyjne,  które ponosisz i możesz odliczyć to np. opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą, zakup paliwa, ewentualne naprawy. Koszty eksploatacyjne budzą  u najemców najwięcej wątpliwości.
• W wydatkach firmowych możesz rozliczyć koszt wynajęcia pojazdu o wartości nie wyższej niż 150 000 ( dotyczy samochodów osobowych), wartość samochodu określana jest na podstawie informacji zawartych w umowie najmu. Jest to tzw. limit kwotowy.

Obecnie wydatki eksploatacyjne związane z  wynajęciem  auta rozliczane są na dwa sposoby, w zależności od wykorzystania auta
w firmie.

1.  Sposób pierwszy – jeśli auto służy wyłącznie do celów zawodowych ( w ogóle nie korzystasz z niego prywatnie ) możesz odliczyć 100% VAT oraz 100% wydatków na cele związane z eksploatacją pojazdu,  ale musisz spełnić następujące warunki:

• do rozliczenia podatku konieczne jest prowadzenie tzw. kilometrówki ( dokładana ewidencja dotycząca przebiegu )
• pojazd należy zgłosić do Urzędu Skarbowego  ( formularz VAT – 26)
• musisz  stworzyć specjalny regulamin dla osób korzystających z tego auta.

2. Sposób drugi – dotyczy sytuacji, w której korzystasz z wynajętego samochodu również prywatnie.  W takim przypadku możesz odliczyć 50 % VAT oraz maksymalnie 75% wartości wydatków związanych z eksploatacją pojazdu.

Rozliczanie wydatków związanych z wynajmem samochodu jest korzystne dla przedsiębiorcy, a w związku z tym wynajęcie auta należy traktować jako  rozwiązanie atrakcyjne finansowo, do którego  zachęcamy – w Euro Style warunki najmu samochodów są niezwykle korzystne, zadzwoń i zapytaj o szczegóły +48 501 – 944 – 201 

Zobacz również:

• Na czym polega zniesienie udziału własnego w szkodzie w wypożyczalni samochodów?
• Na czym polega udział własny w szkodzie w wypożyczalni samochodów?
• Wynajem auta bezterminowy i bez wkładu własnego – wypożyczalnia samochodów Euro Style Rent a Car
• Wynajem samochodu dla firm zagranicznych
• Nowy taryfikator mandatów – punkty karne i mandaty 2022